Ngày 30/09/2019, Chính phủ chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019.

Doanh nghiệp cần chú ý 6 điều về hóa đơn điện tử (HĐĐT) có trong thông tư 68/2019/TT-BTC sau đây:

1. Cách đăng ký sử dụng HĐĐT

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn

a. Ký hiệu mẫu số hóa đơn:

Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn: 1 là Hóa đơn giá trị gia tăng, 2 là Hóa đơn bán hàng, 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, 4 là các loại hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử

b. Ký hiệu hóa đơn:

Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng

• Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái C hoặc K, quy định C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Hai ký tự tiếp theo thể hiện năm lập HĐĐT được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập HĐĐT là năm 2019 thì thể hiện là số 19
• Ký tự tiếp theo là quy định là T,D,L,M thể hiện loại HĐĐT được sử dụng
• Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Ví dụ: “1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

3. Số hóa đơn

Số hóa đơn được ghi có tối đa 8 chữ số từ 1 - 99999999, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, có tối đa đến số 99999999 thay vì ghi bằng dãy số 7 chữ số (0000001-9999999) như trước kia

4. Xử lý sai sót/điều chỉnh hóa đơn điện tử

Chú ý: Nếu cơ quan thuế sau khi nhận dữ liệu HĐĐT và phát hiện có sai sót thì cơ quan thuế cho người bán rà soát theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP). Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo:

• Người bán gửi thông báo hủy HĐĐT tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).
• Nếu người bán thông báo hủy HĐĐT đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

5. Chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế

6. Định dạng HĐĐT

Định dạng HĐĐT sẽ sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML ( "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin). Định dạng HĐĐT gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Hi vọng các thông tin trên của hoadontvan.com sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt và cập nhật những thông tin mới nhất của thông tư 68/2019/TT-BTC về HĐĐT để việc triển khai hóa đơn được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, Q-invoice hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử Q-invoice vui lòng liên hệ Hotline: 0946 23 92 92 hoặc ĐĂNG KÝ nhận tư vấn miễn phí tại đây