Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để khởi tạo hóa đơn điện tử? Để lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần dựa trên tiêu chí gì?

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị để triển khai hóa đơn điện tử đơn giản và dễ dàng.

1. Điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

1, Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

2, Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

3, Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

4, Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

5, Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

6, Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể nhanh chóng đáp ứng 4 điều kiện đầu tiên. Riêng với 2 điều kiện cuối cùng, các nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành triển khai một cách nhanh chóng và dễ dàng

2. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Theo Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

1, Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

2, Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

3, Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

4, Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

5, Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

6, Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

7, Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

8, Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Xem thêm: Thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

3. Hỗ trợ triển khai nhanh chóng với Giải pháp hóa đơn điện tử Qinvoice

Giải pháp Hóa đơn điện tử Qinvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của nhà cung cấp hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, đảm bảo kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo đúng tiêu chuẩn quy định mới nhất của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. 

Ưu điểm nổi bật khi triển khai Qinvoice:

• Sử dụng ngay sau khi đăng ký dịch vụ mà không cần cài đặt hay chuẩn bị hạ tầng.

• Cho phép tạo mẫu hóa đơn giống hệt mẫu hóa đơn khách hàng đang sử dụng (Miễn phí triển khai trên hệ thống)

• Đáp ứng mô hình quản lý phân cấp tại các Tập đoàn, Tổng công ty.

• Cho phép tạo hóa đơn và ký hóa đơn theo lô

• Khả năng cung cấp các giải pháp, phần mềm liên quan chặt chẽ với hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có một hệ thống quản lý đồng bộ

Chương trình ưu đãi lớn dành riêng cho khách hàng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Qinvoice:

• TẶNG số hóa đơn điện tử tương ứng với số lượng hóa đơn giấy còn lại

• MIỄN PHÍ gói 50 hóa đơn cho khách hàng đăng ký mới

• MIỄN PHÍ khởi tạo cho khách hàng đăng ký sử dụng gói từ 5000 hóa đơn trở lên

• MIỄN PHÍ 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế.

• MIỄN PHÍ tích hợp với các phần mềm kế toán khác nhau

• MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm

• MIỄN PHÍ triển khai mẫu hóa đơn theo yêu cầu

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, Qinvoice hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử Qinvoice vui lòng liên hệ Hotline: 0946 23 92 92 hoặc Đăng ký miễn phí tại đây