Trước khi bắt đầu sử dụng bất cứ loại hóa đơn nào: hóa đơn giấy , hóa đơn điện tử thì tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải làm Thông báo phát hành hóa đơn. Ngay tại bài viết, chúng tôi xin hướng dẫn Quý doanh nghiệp làm thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

Thời hạn phải nộp thông báo phát hành hóa đơn

Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định về phát hành hóa đơn của tổ thức kinh doanh. Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

 >>> Xem thêm các quy định về hóa đơn điện tử 

Để thực hiện làm thông báo phát hàng các bạn cần thực hiện 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Q-invoice hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho các tổ chức, doanh nghiệp đang cần triển khai hóa đơn điện tử. Để nhận được Tư vấn MIỄN PHÍ, đăng ký Ngay hôm nay:  

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

1, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

2, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

3, Hóa đơn mẫu (do đơn vị cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử cung cấp, dựa trên mẫu hóa đơn giấy trước đó đang sử dụng hoặc tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn từ kho thư viện mẫu hóa đơn miễn phí hoặc gửi yêu cầu thiết kế).

Lưu ý: 

–  Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hoá đơn điện tử và hoá đơn mẫu bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)

–  Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”

–  Chữ ký số (Token)

Tham khảo Đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử Qinvoice, MIỄN PHÍ triển khai Hóa đơn điện tử theo yêu cầu

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

2.1. Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

– Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn  / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) 

– Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

2.2. Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

– Truy cập vào địa chỉ: nhantokhai.gdt.gov.vn.  Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

– Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý : Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

– Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên file thông báo “XML”.

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Cần phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

+ Sau khi đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn tiếp đó vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.  Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Chú ý:  

– Trước khi sử dụng, sau 2 ngày khi nộp xong để chắc chắn thông tin đã được cơ quan thuế chấp thuận, vui lòng kiểm tra lại

Cách kiểm tra: Truy cập vào Website http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Nếu các bạn thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

- Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Q-invoice hỗ trợ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hoàn toàn MIỄN PHÍ. Để được tư vấn và trả lời các thắc mắc vui lòng gọi tới Hotline: 0946 23 92 92 hoặc Đăng ký TƯ VẤN MIỄN PHÍ Tại đây