Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm mới, tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp thiếu tri thức hoặc đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo có được giải pháp phù hợp .

• Hóa đơn điện tử là gì ?
• Doanh nghiệp nào cần triển khai Hóa đơn điện tử ?
• Lợi ích và khó khăn khi triển khai hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng được hóa đơn điện tử, cần phải chuẩn bị hồ sơ như sau:

- Mẫu hóa đơn điện tử,

- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử,

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Theo Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC  ( xem chi tiết Thông tư 32)

Bước 1 : Khởi tạo HĐ ĐT

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Bước 2: Phát hành Hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

Hóa đơn mẫu do tự chuẩn bị hoặc nhà cung cấp sẽ hỗ trợ tạo mẫu.

Hiện tại Q-invoice hỗ trợ khách hàng sử dụng kho giao diện 20 mẫu hóa đơn hoàn toàn miễn phí.

Hồ sơ sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Nên liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý hoặc Chi cục Thuế quản lý  để xác nhận hình thức gửi hồ sơ cho phù hợp.

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Yếu tố quyết định sự thành công của việc triển khai hóa đơn điện tử chính là việc đảm bảo cho quy trình làm việc ổn định, hiệu quả và chính xác hơn là lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và uy tín.

Một số tiêu chí lựa chọn :

Uy tín của nhà cung cấp

Đây nên là tiêu chí đầu tiên mà doanh nghiệp cần quan tâm thay vì giá cả bởi HĐ ĐT là sản phẩm công nghệ nên yêu cầu nhà cung cấp phải có kinh nghiệm và năng lực trong triển khai các giải pháp, phần mềm và có hiểu biết trong các nghiệp vụ hóa đơn để hỗ trợ được doanh nghiệp .

Điều này phải thông qua một quá trình tích lũy lâu dài và sự trải nghiệm trên nhiều loại hình, quy mô kinh doanh.

Hãy cùng tìm hiểu khái niệm TVAN để lựa chọn được Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín ?

Tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN: là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được Tổng cục Thuế ký thỏa thuận cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

Để được lựa chọn là Tổ chức cung cấp dịch vụ TVAN phải đăm bảo các tiêu chí rất nghiêm ngặt từ chủ thể, tài chính,  nhân sự và kỹ thuật

Chất lượng của giải pháp phần mềm

Sau khi tìm hiểu về các nhà cung cấp , một yếu tố quan trọng không kém để lựa chọn là chất lượng của giải pháp phần mềm

Nếu giải pháp phần mềm của một đơn vị TVAN ,khách hàng không cần phải lo lắng rằng giải pháp này có đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và quy định hiện hành mà Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế yêu cầu.

Các tiêu chí đang quan tâm khác có liên quan đến việc đảm bảo truyền nhận dữ liệu theo quy mô lớn, hay khả năng tích hợp các giải pháp có liên qian chặt chẽ đến hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và kiểm soát rất khó để nhận xét đúng nếu không sử dụng.

Cách tốt nhất là trải nghiệm sản phẩm thật

Dịch vụ hỗ trợ

Hóa đơn điện tử đang trong lộ trình chuyển đổi nên doanh nghiệp cần được cung cấp và hỗ trợ rất nhiều thông tin từ quá trình đăng ký khởi tạo, lúc sử dụng cho đến khi xuất và báo cáo hóa đơn. Bên cạnh đó, khách hàng có thể không kịp cập nhật các thông tin về các quy định được ban hành của Chính phủ.

Giải pháp là hãy lựa chọn một Nhà cung cấp giàu kinh nghiệm, có đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp để trả lời mọi vấn đề về chính sách cũng như tư vấn kĩ thuật.

Một Nhà cung cấp tốt không chỉ là người bán một phần mềm hóa đơn điện tử mà là Nhà cung cấp giải pháp giúp khách hàng kiểm soát , quản lý và hoạt động hiệu quả.

Bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp, gặp khó khăn trong triển khai hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ qua Hotline: 0946 23 92 92 hoặc trò chuyện cùng tư vấn viên với Boxchat phía góc phải.