Để tìm hiểu chi tiết và biết thêm những thông tin về hóa đơn điện tử, dưới đây Q-invoice tổng hợp một số quy định mà hầu hết các Doanh nghiệp quan tâm khi chuẩn bị và đang triển khai hóa đơn điện tử.

1.      Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bắt buộc, theo quy định thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01/11/2020.

Chi tiết tại: Quy định bắt buộc về việc triển khai hóa đơn điện tử hoặc Văn bản quy định TẠI ĐÂY

Lùi thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Mới đây Quốc hội thông qua Luật Quản lý Thuế lùi thời hạn chính thức bắt buộc sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử ( Nhấn để xem Chi tiết)

2.      Thủ tục thông báo phát hành và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 Xem chi tiết tại: Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để dễ dàng sử dụng và triển khai hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ trực tiếp tới 0946.23.9292 hoặc để lại thông tin liên hệ Tại đây  để chúng tôi gọi lại.

3.       Có được lập hóa đơn điện tử nhiều trang không?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không giới hạn về số dòng, tuy nhiên trong trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy mà danh mục hàng hóa dịch vụ cần thể hiện nhiều hơn 01 trang thì khi kế toán phải làm thế nào?

 -   Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC, tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 và tại Khoản 2 Điều 14

 -   Căn cứ Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

“... Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn.

4.        Ngày lập hóa đơn và ký hóa đơn khác nhau có được không ?

Căn cứ theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Quy định về ngày ký và lập hóa đơn phải được tuân thủ theo đúng Điều 4, 6, 7, 8 tại Nghị định này. Ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định

Chi tiết Nghị định 119 Tại đây 

5.        Quy định về điều chỉnh hóa đơn,thay  thế hóa đơn và hủy hóa  đơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì xử lý ra sao? Điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như thế nào?

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

 – Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.

 – Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

 – Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót

 – Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Lưu ý: Trường hợp sai thông tin khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp sai các thông tin: sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh 

Thủ tục điều chỉnh hoá đơn điện tử

 -  Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).

 -  Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.

 -   Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, … thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.

Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế

 -    Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).

  -    Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.

 -    Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.

Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử

 -    Lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).

  -    Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.

 -    Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản. Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử và cần được hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ đến Trung tâm hỗ trợ của Q-invoice:

Điện thoại : 0946 23 92 92                      Email : [email protected]

Đăng ký nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ : TẠI ĐÂY .